Privacy Charter NL

Aksent vzw geeft een sociale dienstverlening aan natuurlijke personen en vertegenwoordigers van rechtspersonen (de “gebruikers”). Aksent engageert zich ten aanzien van de gebruikers van haar diensten dat hun privacy en de bescherming van hun persoonsgegevens met zorg gebeurt. Zo verwerkt Aksent vzw persoonsgegevens met naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming van het Europees Parlement en de Raad van 25 mei 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van gegevens (hierna genoemd: de “AVG”)

In dit Privacy Charter wordt uitgelegd waarom en op welke manier Aksent de persoonsgegevens van de gebruikers verwerkt.

Persoonsgegevens omvatten alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een naam, een identificatienummer, locatiegegevens, contactgegevens of elk ander gegeven dat verban houdt met een natuurlijke persoon.

Grondslagen van de verwerking

Aksent gebruikt de gegevens van de gebruikers enkel als er een duidelijk en gerechtvaardigd doel voor hebben vastgelegd. Dit kan enkel indien aan minstens één van deze situaties voldaan is:

• om een wettelijke verplichting na te leven
• om een overeenkomst tussen de gebruikers en Aksent na te leven
• om de gebruikers te informeren van activiteiten en diensten via agenda, mails, nieuwsbrieven en ad hoc media
• om de gebruikers te contacteren in het kader van hun welzijn
• om een taak van openbaar belang uit te voeren
• wanneer de gebruikers hiervoor toestemming hebben gegeven

Aksent vraagt enkel de strikt noodzakelijke gegevens op en gaat hier zorgvuldig mee om. Persoonsgegevens worden enkel verwerkt in beveiligde omgeving en systemen. Deze zijn niet toegankelijk voor het publiek.

Doorgeven van persoonsgegevens

Voor de uitvoering van de dienstverlening schakelt Aksent soms leveranciers van diensten in. Aksent werkt bijvoorbeeld samen met een firma voor het planning van de diensten en voor de opmaak van facturatie doen wij beroep op een boekhoudpakket van een externe firma. Dit zijn verwerkers. Met deze partijen wordt een verwerkersovereenkomst afgesloten, zij moeten de persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met de opdracht van Aksent. De verwerkers moeten ook voldoende garanties bieden over het toepassen van passende technische en organisatorische maatregelen zodat de verwerking van persoonsgegevens conform de AVG gebeurt.

Soms is Aksent wettelijk verplicht om persoonsgegevens aan derden te verstrekken of moet dit op uitdrukkelijk verzoek van gerechtelijke instanties of politiediensten.

Verder zal Aksent enkel persoonsgegevens aan derden verstrekken indien Aksent daarvoor de toestemming van de gebruikers te hebben gekregen.

Persoonsgegevens worden enkel verwerkt in een land behorende tot de Europese Unie.

Bewaring van persoonsgegevens

De gegevens van de gebruikers worden bijgehouden voor de uitvoering van de opdracht van Aksent, rekening houdend met de archiefwetgeving. Een van de taken van Aksent is het bijhouden van statistieken. Daarbij worden de gegevens van de gebruikers steeds geanonimiseerd.

Rechten

De gebruikers hebben de volgende rechten onder de AVG:

• Recht op toegang en inzage: de gebruikers kunnen inzien welke persoonsgegevens Aksent van hen verwerkt en hierover verder toelichting krijgen.
• Recht op verbetering: als de gegevens van de gebruikers niet kloppen, mogen de gebruikers vragen aan Aksent om deze te corrigeren.
• Recht op bezwaar: voor de verwerking van de persoonsgegevens kunnen de gebruikers bezwaar indienen en zal Aksent hieraan voldoen tenzij er hiervoor gerechtvaardigde gronden zijn.
• Recht op wissing: de gebruikers mogen Aksent in principe vragen gegevens te verwijderen tenzij hiervoor nog wettelijke redenen voorhanden zijn.
• Recht op verzet: de gebruikers mogen zich verzetten tegen beslissingen op basis van alleen geautomatiseerde verwerkingen.

De gerechtvaardigde gronden van Aksent zijn bijvoorbeeld:

• preventie van fraude en misbruiken
• personalisatie van de diensten
• beheer van geschillen
• verbeteren van processen
• analyse om de dienstverlening te vernieuwen of uit te breiden

Om van hun rechten gebruik te maken, kunnen de gebruikers contact opnemen met Aksent VZW via info@aksentvzw.be of 02/240.71.90 t.a.v. de Data Protection Officer.

Aksent laat binnen de twintig werkdagen weten wat er met het verzoek zal gebeuren.

Contactgegevens

Verwerkingsverantwoordelijke: Aksent VZW, RPR 0872.035.443 , Liedtsstraat 27-29, 1030 Schaarbeek.

Data Protection Officer: info@aksentvzw.be

Bij vragen, opmerkingen of klachten, luistert Aksent. Dit kan via info@aksentvzw.be of 02 240 71 90.

Indien de gebruiker meent dat de verwerking van persoonsgegevens in strijd is met de AVG, kan de gebruiker contact opnemen met de Gegevensbeschermingsautoriteit, per post via het volgende adres:

Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel, per e-mail via commission@privacycommission.be of per telefoon via +32 2 274 48 00.

Aksent behoudt zicht het recht voor om dit Privacy Charter op ieder ogenblik te wijzigen.

Laatste wijziging 11/01/2020

Privacy Charter FR

Aksent fournit des prestations de service social aux personnes physiques et aux représentants de personnes morales ("les utilisateurs"). Aksent s’engage à l’égard des utilisateurs de ses services que leur vie privée et la protection de leurs données personnelle se passent avec soin. C’est ainsi qu’Aksent vzw traite les données personnelles selon le Règlement général sur la protection des données (ci-après dénommé le "RGPD") du Parlement Européen et du Conseil du 25 mai 2018 concernant la protection des personnes physiques et à l’égard au traitement des données à caractère personnel et concernant la libre circulation de ces données.

Dans cette Charte de confidentialité, il est expliqué pourquoi et de quelle manière Aksent traite les données personnelles des utilisateurs.

Les données des personnes comprennent toutes les informations sur une personne physique identifiée ou identifiable, comme par exemple un nom, un numéro d’identification, des donnés de localisation, des données de contact et tout autre donnée relative à une personne physique.

Fondements du traitement (des données)

Aksent n’utilise uniquement les données des utilisateurs que s’il y a un but clair et justifié préalablement établi. Cela ne peut se faire que s’il se présente au moins l’une des situations suivantes :

• pour se conformer à une obligation légale ;
• pour respecter un accord entre les utilisateurs et Aksent ;
• pour informer les utilisateurs des activités et services par la voie de l’agenda, de courriels, de bulletins d’informations et de médias appropriés ;
• pour contacter les utilisateurs dans le cadre de leur bien-être ;
• pour mettre en œuvre une tâche d’intérêt public, et
• lorsque les utilisateurs y ont donné leur consentement.

Aksent récolte uniquement les données strictement nécessaires et s’y conforme scrupuleusement. Les données personnelles doivent être uniquement traitées dans un environnement et des systèmes sécurisés. Elles ne sont pas accessibles au public.

Communication de données personnelles

Pour l’exécution des prestations de services, Aksent a parfois recours à des fournisseurs de services. Aksent fait appel par exemple à une société extérieure pour le planning des services, et pour l’établissement de la facturation, Aksent a recours au logiciel comptable d’une firme externe. Ce sont des sous-traitants. Un accord de sous-traitance est conclu avec ces partenaires ; ils doivent traiter les données personnelles en conformité avec la mission d’Aksent. Les sous-traitants doivent également fournir des garanties satisfaisantes sur l’application des techniques adéquates et des réglementations organisationnelles de telle sorte que le traitement des données personnelles soit conforme au RGPD.

Parfois, Aksent est obligé légalement de transmettre à des tiers des données personnelles ou doit le faire à la demande explicite des autorités judiciaires ou des services de police.

En outre, Aksent s’engage à ne communiquer des données personnelles à des tiers qu’en ayant obtenu au préalable l’accord des utilisateurs.

Les données personnelles ne seront traitées que dans un pays faisant partie de l’Union Européenne.

Conservation des données personnelles

Les données des utilisateurs sont conservées pour l’exécution de la mission d’Aksent, en tenant compte de la législation sur les archives. Une des tâches d’Aksent est la tenue de statistiques. A cet égard, les données des utilisateurs sont systématiquement conservées de manière anonyme.

Droits

Les utilisateurs possèdent les droits suivants selon le RGPD :

• le droit d’accès et d’utilisation des données : les utilisateurs peuvent avoir accès aux données personnelles qu’Aksent possède à leur sujet et peuvent en obtenir des informations complémentaires ;
• le droit d’amélioration : si toutes les données des utilisateurs ne sont pas cohérentes, les utilisateurs peuvent demander à Aksent de les rectifier ;
• le droit d’objection : en ce qui concerne la sous-traitance des données personnelles, les utilisateurs peuvent faire objection et Aksent se mettra en conformité sur des bases justifiées ;
• le droit de changement : les utilisateurs peuvent en principe demander de modifiées des données, pour autant qu’ils puissent invoquer au préalable des raisons légales ;
• le droit d’opposition : les utilisateurs peuvent contester des décisions uniquement sur base d’un traitement automatisé.

Les motifs légitimes d’Aksent sont par exemple :

• la prévention de fraudes et les mauvais usages ;
• la personnalisation des services ;
• le traitement des conflits ;
• l’amélioration des procédés ;
• l’analyse destinée à renouveler la prestation de service ou de l’élargir.

Pour faire usage de leurs droits, les utilisateurs peuvent prendre contact avec Aksent VZW :

- via le site

- par mail : info@aksentvzw.be à l’attention du Data Protection Officer

- par téléphone : 02/240 71 90

Aksent fera savoir dans les 20 jours ouvrables la suite réservée à la demande.

Données de contact

Responsable de la sous-traitance : Aksent VZW, RPR 0872 035 443, rue Liedts 27-29, 1030 Schaerbeek.

Data Protection Officer : info@aksentvzw.be

Aksent est à l’écoute des questions, des remarques ou des plaintes. Elles peuvent être communiquées via le site info@aksentvzw.be ou au numéro de téléphone 02 - 240 71 90.

Si l’utilisateur estime que le traitement des données personnelles est en conflit par rapport au RPGD, il peut prendre contact :

• par la Poste, avec l’autorité de la protection des données à l’adresse suivante : Rue de la Presse 35 à 1000 Bruxelles
• par courriel, via le site commission@privacycommission.be, ou
• par téléphone, via le numéro 32-2-274 48 00.

Aksent se réserve le droit de modifier cette Charte de confidentialité à tout instant.

Dernière modification : 11/01/2020.